Vị CEO này cho rằng BCC khi gửi email là một "tội ác" và chúng ta cần phải bỏ thói quen đó ngay

Bài viết là quan điểm của Brian de Haaff - đồng sáng lập kiêm CEO của hãng của Aha! Labs Inc chia sẻ trên blog Aha!

Có những thói quen cũ rất khó để từ bỏ. Trong nhiều năm liền, anh bạn của tôi luôn bị yêu cầu phải BCC (gửi bản sao tạm email) cho sếp của anh ấy bất cứ khi nào gửi anh ta gửi email cho các giám đốc điều hành khác. Thậm chí ngay cả khi anh bạn tôi đã chuyển sang công ty mới không khuyến khích lối văn hóa “cửa sau”, anh ta đã phải nỗ lực để có thể từ bỏ thói quen này bởi nó đã ăn sâu trong suy nghĩ của anh bạn tôi.

BCC là một hình thức gửi email đã lỗi thời và nó hoàn toàn không cần thiết trong thời đại ngày nay. Tuy nhiên, trong khi hầu hết mọi người vui vẻ khi nhìn thấy thứ lỗi thời này đã lùi vào dĩ vãng thì một số người vẫn “bám chặt” lấy nó. Hẳn bạn sẽ rất ngạc nhiên khi biết rằng có rất nhiều người vẫn chèn dòng BCC khi gửi email mà không cần suy nghĩ nhiều.

Một số người có thể tranh cãi rằng đó là phép lịch sự và nó giúp duy trì luồng thông tin cho tất cả các bên liên quan. Đặc biệt, trong các tổ chức đang cạnh tranh quyền lực, việc này sẽ phục vụ như một cách để kiểm tra và cân bằng mọi thứ. Nhiều người thậm chí còn cho rằng BCC là một công cụ an toàn giảm số lần email bạn nhận được xuất hiện quá nhiều trong hộp thư đến (inbox).

Tôi cho rằng các nhà lãnh đạo yêu cầu nhân viên của mình BCC khi gửi email cho những người khác giống như một "tội ác" dưới dạng email.

Có thể bạn chưa bao giờ nghĩ nhiều đến việc này. Nhưng khi BCC, bạn đã tạo ra một người “đọc trộm” email có chủ đích nhưng lại được giấu danh tính cá nhân. Một khi việc này bị lộ ra, nó sẽ làm mất niềm tin của những người nhận email khác trong cả luồng email. Và nó giống như một bí mật bị phơi bày mà bạn không bao giờ mong đợi.

Trong khi đó, chúng ta luôn nhấn mạnh giao tiếp thẳng thắn là yếu tố quan trọng nhất tại nơi làm việc. Chúng ta có thể không hoàn hảo, nhưng chúng ta luôn coi sự rõ ràng và minh bạch là yếu tố cốt lõi. Các thành viên mới trong một nhóm sẽ cảm thấy thế nào khi họ phải chịu đựng những email được BCC bí mật tại nơi làm việc như vậy?

Dưới đây là những lý do tôi cho rằng BCC nên lùi vào dĩ vãng.

Ảnh hưởng đến niềm tin

Việc che giấu danh tính người nhận trong mỗi luồng email đi ngược với lý tưởng về niềm tin tại nơi làm việc. Khi bạn thêm bất cứ một người nào vào danh sách BCC trong email của bạn, nó có thể trở thành "mảnh kính vỡ" cho cuộc hội thoại mà bạn đang cố tạo ra. Một khi sự thật bị phơi bày, nó sẽ làm đổ vỡ niềm tin. Đặc biệt, nếu bạn yêu cần các thành viên trong nhóm phải BCC cho bạn bất cứ khi nào gửi mail, điều này cho thấy bạn thiếu sự thẳng thắn và các thành viên cũng không thoải mái khi làm việc với bạn.

Tạo ra sự phân tán

Trong một công ty mà “văn hóa BCC” tràn ngập, những người nhận sẽ buộc phải suy đoán xem còn những ai khác đang nhận email và tại sao người gửi lại phải giấu danh tính của những người nhận đó. Điều này sẽ làm họ mất tập trung vào công việc khi nhận email và dẫn đến những suy đoán và câu hỏi tò mò.

Làm rạn nứt các mối quan hệ

BCC tạo nên rào cản của việc giao tiếp thẳng thắn và nó làm ảnh hưởng đến niềm tin của mọi người lẫn nhau. Nếu văn hóa BCC bị tiết lộ, những người khác trong nhóm sẽ không còn niềm tin tuyệt đối khi nhận được email. Họ luôn điều tra xem còn ai khác ẩn danh cũng đang đọc email đó hay không? Việc này diễn ra suốt một thời gian dài sẽ làm rạn nứt các mối quan hệ trong công ty.

Nếu bạn muốn xây dựng một nền văn hóa tin tưởng, thẳng thắn và tôn trọng lẫn nhau trong công ty, bạn cần phải tiêu diệt tận gốc rễ những nguồn gốc làm ảnh hưởng đến niềm tin này.

Nếu BCC là một phần trong cách thức làm việc của bạn, đó không chỉ là một vấn đề lớn, đó còn là điều ác. Trong khi nhiều công ty đã thức tỉnh và xây dựng lại sự minh bạch trong văn hóa công ty thì nhiều nơi vẫn giữ tư duy lạc hậu và lỗi thời này.

Tôi cho rằng đã đến lúc nên để BCC lùi vào dĩ vãng và bắt đầu giao tiếp thẳng thắn, cởi mở, chân thành để giải quyết mọi vấn đề tại nơi làm việc.